İleti yönetim sistemi, uluslararası güvenlik standartlarına uygun şekilde inşa edilmiş bir veri tabanı sistemidir. Bu sistem sayesinde hizmet sağlayıcıların arasında SMS, arama ve e-posta sistemi kurulur. Hizmet sağlayıcılar, aldıkları izinleri bu sistem ile saklayıp yönetebilir, şikâyet mekanizmasını yürütebilir, çağrı merkezi hizmetlerinden yararlanabilirler.
İYS, tüm hizmet sağlayıcılarının ticari elektronik onaylarını kaydettikleri bir sistemdir. Vatandaşlar İYS aracılığı ile onay hakkını kullanabileceği gibi ret haklarını da kullanabilirler. Alıcılar diledikleri marka ya da hizmet sağlayıcı için onay verebilirler. İstemedikleri takdirde de ret haklarını tercih edebilirler.
İYS, profesyonel bir sistem kurularak işletilen bir mekanizmadır. Verilen onay ya da ret izinleri güvenli bir ortamda saklanarak sistemin uzun vadede yürütülmesi sağlanır. Ticari anlamda elektronik ileti yapan tüm hizmet sağlayıcılar kampanya, pazarlama ve reklam gibi iletilerini bu sisteme yükleyerek alıcılara ulaştırırlar. Tüm ticari elektronik izinler sistem üzerinde saklanır. Alıcının istediği zaman ret hakkını kullanma hakkı vardır.
Hizmet sağlayıcılar, yukarıda sayılan nedenlerden dolayı vatandaşlara ticari ileti göndermek istediklerinde İYS sistemi üzerinden derhal otomatik kontrol yapılır. Yapılan kontrolde alıcının bu bildirime izin verip vermediği belirlenir. Kişinin izin vermiş olması durumunda gerekli gönderim yapılır. Vatandaşın ret hakkını kullanmış olması durumunda iletinin alıcıya iletilmesi mümkün değildir.
İYS sayesinde ileti onayı alınan vatandaşlara bildirim yapılması ya da şikâyetlerin hızlı bir biçimde sonuca bağlanması mümkündür. Günümüzün teknolojik olanakları ile paralel olarak sistemin her geçen gün biraz daha iyileştiği ve daha kolay işleyen bir mekanizma halini aldığı görülmektedir.
Ticari Elektronik İleti Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?
İYS sisteminde izni bulunan alıcılar, izin onay ya da ret durumunu toplu şekilde takip etme imkânına sahip değildir. Bu nedenle ticari elektronik yönetim sistemi geliştirilmiştir. Sistem üzerinde alıcının iletişim adresleri ve izinleri güvenli şekilde saklanır. Sistem sayesinde ilerde yaşanacak sorunların da önüne geçilmesi hedeflenir. Kurulan sistemin hizmet sağlayıcılara sağladığı avantajları şu şekilde sıralayabiliriz.
- Arama, mesaj ya da e-mail gibi ileti izinleri yönetilebilir.
- Alıcılardan alınması gereken ticari izinler güvenli ortamda saklanır.
- Onay ya da ret bildirimleri teknik entegrasyon sistemi ile uyumlu hale getirilir.
- Onay ve ret bildirimleri, her kanal için ayrı bir kayıt altında tutulur. Tutulan kayıtlar günlük olarak raporlanır.
Sistemin alıcılara da sağladığı çok önemli avantajlar vardır. Bu kapsamda aşağıdaki hususlara dikkatinizi çekmek istiyoruz.
- Alıcılar, sistem sayesinde izinleri görüntüleme, onaylama ya da reddetme imkânına kavuşur.
- İzinsiz gönderimler şikâyet edilebilir.
- İzinlerin çıkış hakkı istenildiği zaman kullanılabilir.
- Alıcı, hangi kanal üzerinden izin verdiğini tek bir ekran üzerinden görebilir.
- Ret hakkının kullanıldığı durumlarda kullanılan filtre yardımıyla bildirim çıkışı engellenir.
İYS Kimlere Zorunludur?
Alıcı ile sesli arama, SMS ya da e-posta ile iletişime geçmek isteyen tüm tüzel kişilerin İYS sistemine kaydolması zorunludur. Yalnızca onay alınan kullanıcılara ileti gönderilebilir. Yaşanacak olumsuzluklarda onayın alındığına dair ispat yükümlülüğü hizmet sağlayıcıya aittir.
Sesli arama esnasında tacirler, esnaf, ticaret unvanı, ad-soyad gibi bilgileri verebilirler. Bunun yanında hizmet sağlayıcı marka ve firma bilgisini içeren bilgileri de sesli aramada belirtebilir. Ne zamana kadar onay ve ret bildirimlerinin sisteme girileceği ve alıcı onayı ya da ret mesajının alınacağı Ticaret Bakanlığı tarafından yayınlanan mevzuat esaslarına göre yürütülür. Modern bir mekanizma olan söz konusu sistem sayesinde hizmet sağlayıcı, alıcı ve kamuya sağlanan çok önemli faydalar vardır.